Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Muutosryhmä Oy
Y-Tunnus: 2350965-1
Osoite: Paanakatu 10 A, 15150 Lahti
Puhelin: 050 546 0479
Sähköposti: jukka.hartikainen@muutosryhma.fi
Yhteyshenkilö: Jukka Hartikainen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään Muutosryhmän ja asiakkaan tai yhteistyökumppaneiden välisessä sopimukseen perustuvassa liiketoiminnassa, verkkosivuston ja asiakaskokemuksen kehittämisessä. Tietoja käsitellään myös palveluiden markkinointia, yhteydenottopyyntöihin vastaamista (esim. verkkosivujen, puhelimen tai sosiaalisen median kautta), asiakastapaamisten sopimista, tarjousten jättämistä, laskutusta ja perintää, asiakassuhteiden ylläpitämistä, kirjanpitoa ja asiakastyytyväisyyskyselyjä varten.
Asiakastietoja ei käytetä markkinointiin ilman asiakkaan erillistä suostumusta (asiakassuhteeseen tai muuhun suostumukseen perustuen, suostumus lomakkeen täytön yhteydessä tai suostumus evästeiden käytöstä).
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä tiedoista, chattibotin kautta, sähköpostitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Muutosryhmän asiakastietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
- Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakastapaamisten sopimiseksi sekä asiakastyytyväisyyskyselyihin osallistumiseksi
- Sopimusten täytäntöönpaneminen
- Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, esimerkiksi kuluttajansuojalaki ja kirjanpitolaki
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. puhelimitse tehtävä suoramarkkinointi ja muu mainonta.
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä puhelimitse tapahtuvaa suoramarkkinointia rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty. Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on myös käsitellä henkilötietoja väärinkäytösten estämistarkoituksiin sopimuksia laadittaessa.
Rekisterin tietosisältö
- Evästeisiin perustuvat tiedot (Facebook-pikseli)
- Asiakkaan yhteystiedot (nimi, puhelin, email, y-tunnus, osoite)
- Asiakkaan palveluun (esim. yhteydenottopyyntölomake ja chattibotti) tallennetut puhelinnumerot ja kontaktien tunnisteet (esim. nimi)
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa asianmukaisesti. Sähköiset tiedot säilytetään tietokannoissa, jotka on suojattu asianmukaisesti nykyaikaisella tekniikalla. Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksellisena: Ne ovat suojattu palomuurein sekä yleisesti hyväksyttyjen tietoturva-asetusten ja teknisten vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietoja ja niihin liittyvien rekisterin tietoja käyttäviä henkilöjä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietojärjestelmiin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsee ja niitä ovat oikeutettu käyttämään vain rekisteriasioista vastaavat henkilöt sekä sopimukseen perustuen kolmannen osapuolen henkilöt (mm. palveluntarjoajat).
Evästeet
Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Voit halutessasi estää evästeet selaimesi asetuksista. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on kussakin tietojenkäsittelyssä tarpeen. Markkinointia varten tietoja päivitetään ja vanhentuneet tiedot päivitetään ja poistetaan tarvittaessa. Asiakaslaskutukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan puitteissa. Asiakaspalautteita säilytetään pääsääntöisesti enintään kahden vuoden ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Muutosryhmälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Muutosryhmän käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Muutosryhmän oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Muutosryhmälle
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö -tiedoilla. Muutosryhmä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Muutosryhmä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
